Analyse des e-mails par IA : de la boîte de réception d’un distributeur aux échéances suivies
Pourquoi les solutions traditionnelles échouaient au Maroc
Un distributeur marocain de fournitures médicales gère une grande partie de son activité par e-mail : commandes clients, offres de prix fournisseurs, relances de paiement et notifications réglementaires arrivent dans 22 boîtes, au milieu des échanges internes. Un engagement noyé dans un fil (un paiement à régler, une livraison promise, une échéance réglementaire) n’était suivi que si quelqu’un s’en souvenait.
Conception sur-mesure et optimisation bare-metal
Vext a mis en place une chaîne qui rassemble toutes les boîtes dans une même base, puis confie chaque e-mail à un LLM qui en relève l’objet (31 types d’intention), les interlocuteurs, les montants et échéances éventuels ainsi que le degré d’urgence. Les e-mails porteurs d’un engagement deviennent des obligations datées avec un statut : l’équipe voit ce qui est soldé, ce qui arrive et ce qui est en retard.
Livrables d'Ingénierie Clés
- Ingestion de 22 boîtes avec un historique remontant à février 2017
- Extraction par LLM de l’intention, de l’interlocuteur, des montants, des échéances et de l’urgence de chaque e-mail
- Suivi des obligations : paiements à régler, livraisons, échéances réglementaires
- Alertes de retard et vue des échéances à venir pour l’équipe
Impact Opérationnel Mesuré
- 6 441 obligations soldées et 208 à venir, toutes suivies au même endroit
- 763 obligations en retard signalées au lieu de rester noyées dans les fils de discussion
- 10 208 faits comportent un montant et 7 112 une échéance, consultables par interlocuteur et par intention
Contexte Architectural & Récit de Déploiement
Chez un distributeur marocain de fournitures médicales, c’est dans la boîte de réception que l’activité se joue réellement. Vext a ingéré 56 457 e-mails issus de 22 boîtes, avec un historique remontant à février 2017, et un LLM en a converti 50 560 en faits structurés. Les intentions les plus fréquentes sont les commandes (8 715), les paiements (7 706), les échanges internes (4 375), les offres de prix (3 746), la veille marché (2 685) et les sujets réglementaires (2 531). À partir de ces faits, le système a extrait 7 939 obligations : 6 441 sont soldées, 208 à venir et 763 signalées en retard. Plus aucun engagement pris par e-mail ne dépend de la mémoire de quelqu’un.
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